WAT BETEKENT THUISWERKENDE WERKNEMERS VOOR DE WERKGEVER?

De werkende wereld lijkt voorgoed veranderd en (deels) thuiswerken is het nieuwe normaal geworden. Maar waar de een beschikt over een volledig ingericht thuiskantoor, zit de ander aan de keukentafel. Dat roept vragen op over wat een goede werkplek thuis precies inhoudt. En ook over wat de plichten van de werkgever zijn. Werkgever en werknemer hebben te maken met verschillende wet en regelgeving met betrekking tot het thuiswerken. We kunnen denken aan de Arbowet, het Burgerlijk Wetboek, de Arbeidstijdenwet. Deze gelden voor zowel werkgever als werknemer.

Arbeidsomstandighedenbesluit
Het Arbeidsomstandighedenbesluit is in juli 2012 gewijzigd. Toen is het begrip ‘thuiswerken’ vervangen door de term ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Die term is in gebruik bij plaats-, tijd- en apparaat-onafhankelijk werken. Daarbij gaat het altijd om werknemers die in opdracht werken voor een werkgever, maar niet op een werkplek van die werkgever. Als werkgever wilt u het beste voor uw personeel. Om thuiswerken in goede banen te leiden vraagt dat voor zowel werkgever en werknemer de nodige aanpassingen. Wie is bijvoorbeeld waarvoor verantwoordelijk, wat zijn daarvoor wettelijke bepalingen, en waar moet u als werkgever rekening mee houden, en hoe kunt u alles zo goed mogelijk regelen? De kosten daarvan komen voor rekening van de werkgever (art. 44 Arbowet). Dat geldt ook in geval van thuiswerk.

Burgerlijk Wetboek
Ook bij thuiswerken blijven afspraken met de werkgever nodig. Dat is geregeld in artikel 7:655 van het Burgerlijk Wetboek. De werkgever moet kunnen aangeven welke werkzaamheden thuiswerkers verrichten en welke stoffen, hulpmiddelen en werktuigen zij daarbij gebruiken.
Daarbij moet de werkgever erop toezien dat een werknemer zich niet in een onveilige situatie begeeft bij thuiswerken. Maar aan die zorgplicht zit wel een limiet. De werkgever is niet verantwoordelijk voor bijvoorbeeld de inrichting van het (internet)café of het OV.

Andere wetten en bepalingen
De Arbowet is een kaderwet waarin algemene bepalingen staan. Deze zijn verder uitgewerkt in het Arbobesluit en de Arboregeling die concrete voorschriften bevatten. In een Arbocatalogus leggen werkgevers en werknemers per bedrijf of branche vast hoe zij aan de doelvoorschriften van de Arbowet kunnen voldoen. Enkele andere wetten die daarbij van belang zijn: de Arbeidstijdenwet, Wet verbetering Poortwachter, Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA), Wet arbeid en zorg, Algemene Wet Gelijke Behandeling en de Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid. U vindt hierover meer: wettelijke voorschriften thuiswerken

Zorgplicht
De werkgever heeft de verplichting te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Ook als medewerkers plaatsonafhankelijk werken moet de werkgever in kaart brengen welke risico’s voor deze personen gelden, en daar waar nodig aanpakken.

Los van wet- en regelgeving wilt als werkgever natuurlijk altijd het beste voor uw personeel. Maar waar moet u nu op letten? Zowel thuis als op kantoor heeft een werkgever een zogeheten ‘zorgplicht.’ Dat houdt in: De werkgever moet ervoor zorgen, dat een werknemer een goede en veilige werkplek heeft. In de Arbowet wordt geen onderscheid gemaakt in locaties, dus kantoor en thuis wordt als gelijk beschouwd. Voor een werkgever is het wel lastiger om aan die ‘zorgplicht’ te voldoen, wanneer een werknemer thuiswerkt. U ziet uw werknemers minder, en kan daardoor minder goed aftasten hoe het met de werknemer gaat of inspelen op behoeften. Daar komt bij dat vanwege privacyregels het ook moeilijker is om de controleren of de werknemer veilig en gezond kan werken. De werkgever kan weliswaar de middelen verschaffen voor een veilige en gezonde werkplek. Maar de invloed van de werkgever wordt beperkt doordat de werkplek zich binnen het privédomein van de werknemer bevindt. Daardoor heeft de werknemer – meer dan in een traditionele werkomgeving – een grotere verantwoordelijkheid voor zijn eigen werkplek.

De verantwoordelijkheid van de werkgever is immers een zorgplicht om instructies te geven en middelen ter beschikking te stellen voor een veilige werkplek. Maar de werknemer heeft de verantwoordelijkheid om die regels en middelen ook toe te passen. Juist in situaties waarin de werkgever geen toezicht kan houden.

Heeft de werkgever aan zijn zorgplicht voldaan, dan is de werkgever ook niet aansprakelijk voor eventuele schade die de werknemer lijdt tijdens het thuiswerken. Daarbij vallen ‘huis-tuin-en-keuken-ongevallen’ niet onder de zorgplicht van de werkgever. De verantwoordelijkheid van de werkgever voor de thuiswerkplek wordt dus voor een deel begrensd tot daar waar het echt het privédomein van de werknemer betreft. Die grens is lastiger te trekken als het gaat om andere vormen van werkgeversaansprakelijkheid in relatie tot de privacy van de werknemer. Er is echter wel een mogelijkheid dat de werksituatie buiten het bedrijf wordt gecontroleerd. De Inspectie SZW controleert namelijk bedrijven op de naleving van de Arbowet en kan in dat kader ook de thuiswerkplek controleren. De inspecteur is bevoegd bepaalde handelingen te verrichten, monsters te nemen en dossiers mee te nemen, voor zover dit in het belang is van het onderzoek. Deze bevoegdheden staan in de Algemene wet bestuursrecht (art. 5.11 e.v. Awb). Maar op grond van de Arbowet (art. 24, derde lid) mag een inspecteur zelfs zonder toestemming van de bewoner een woning betreden. Er moet dan wel een duidelijk vermoeden bestaan dat in de woning werkzaamheden worden verricht, en er gelden strikte regels.

Wie is er verantwoordelijk bij schade?
Zowel de werkgever als de werknemer hebben geen enkel belang in (gezondheids)schade. Naast alle narigheid voor de werknemer betekent dit ook minder of geen productie, hoge kosten en veel papierwerk voor eventuele integratieplannen e.d. Daarom is het goed om alle schade zo veel mogelijk te voorkomen en scherp te hebben wie waar verantwoordelijk voor is.

De werkgever moet volgens het Burgerlijk Wetboek zorgen voor de inrichting van een werkplek, alsook de verdere materialen en de werkzaamheden. Als een werknemer ten gevolge van de werkzaamheden schade lijdt en er is geen sprake van onvoorzichtig handelen van de werknemer, dan is de werkgever verantwoordelijk. Dit geldt voor zowel fysieke als psychische schade. Een belangrijk punt is dat een werkgever pas niet aansprakelijk wordt gesteld wanneer hij kan aantonen er alles aan gedaan te hebben om aan de zorgplicht te voldoen, of dat er sprake is van onvoorzichtig handelen van de werknemer.

Wie zorgt er voor een werkplek?
In het Arbeidsomstandighedenbesluit zijn wel bepalingen opgenomen voor thuiswerken. Zo moet een thuiswerkplek worden ingericht conform de ergonomische beginselen. Dan wordt er bijvoorbeeld gekeken naar fysieke belasting. Een werknemer is dan verplicht om eventuele risico’s te inventariseren en de evalueren om daar een beeld van te krijgen binnen de organisatie. Daarnaast moet hij deze informatie door middel van voorlichting met zijn werknemers bespreken, en ook vertellen welke preventieve maatregelen er genomen worden. Daarnaast moeten werknemers de ruimte krijgen om deel te kunnen nemen. In het Arbeidsomstandighedenbesluit staan ook regels met betrekking tot fysieke belasting en beeldschermwerk.

Wanneer werken en hoe lang?
Ook werktijden zijn wettelijk bepaald door middel van de Arbeidstijdenwet. Daarin wordt de arbeidsduur bepaald alsook de pauze of rusttijd. De Arbeidstijdenwet dient tot meer gezondheid, welzijn en veiligheid. Ook is de Arbeidstijdenwet bedoeld om de combinatie werk-privé te vergemakkelijken. Deze wet gaat dieper op zaken in dan de Arbowet. Voor werknemers die jonger dan 18 jaar zijn gelden andere regels. Werken brengt vandaag de dag allerlei vormen van beeldschermwerk met zich mee, zoals werken op de tablet, de laptop of de mobiele telefoon. De norm om elke twee uur het beeldschermwerk te onderbreken is in december 2018 uit het Arbobesluit geschrapt. Maar de overheid waarschuwde tegelijkertijd wel dat regelmatig pauzeren noodzakelijk blijft.

Het vervallen van de 2-uursnorm doet ook niets af aan de zorgverplichting van de werkgever. Hij moet nog steeds het werk zo indelen dat medewerkers niet aan één stuk door achter het beeldscherm zitten. Regelmatig pauzeren blijft nog steeds noodzakelijk om klachtente voorkomen.

Hoe zit het met kosten en vergoedingen?
Eerder mochten werkgevers € 1.815,- geven aan de werknemer om zijn thuiswerkplek in te kunnen richten. Deze regeling is inmiddels achterhaald. Nu zijn alleen de regels van de WKR (werkkostenregeling) geldig. Als een werknemer een communicatiemiddel 10% zakelijk gebruikt, dan mag een werkgever deze vergoeden. Als een werknemer een computer 90% zakelijk gebruikt, dan mag een werkgever deze vergoeden.

Ook kan de werkgever ervoor kiezen om materiaal beschikbaar te stellen. Wanneer het dienstverband eindigt levert de werknemer het geleende materiaal weer in, of hij koopt het bureau, of de stoel of kast, computer etc. over voor de dagwaarde. Opgemerkt dient te worden, dat wanneer de werknemer het gebruikte materiaal niet inlevert, dat het dan als loon dient opgemerkt te worden.

Thuiswerkovereenkomst
Wat moet u regelen als veel van uw werknemers thuiswerken? Moet u een thuiswerk-overeenkomst opstellen? En wat moet u in een thuiswerk-overeenkomst opnemen?

Even een aantal zaken op een rij:
• Het aan te bevelen om bij structureel thuiswerken een thuiswerkovereenkomst op te stellen.
• Volgens privacywetgeving mag u als werkgever niet zomaar binnen kijken bij uw werknemer thuis om te zien hoe de werkplek is ingericht. Daarom is het verstandig de controle van de werkplek in een werkplekovereenkomst te regelen.
• Laat een werknemer bijvoorbeeld een overeenkomst tekenen waarbij hij eens per jaar een checklist moet invullen over hoe de thuiswerkplek is ingericht, al dan niet met begeleidend foto- en videomateriaal. Zo kunt u de check van de thuiswerkplek zo goed als mogelijk borgen.

Wat staat er in een huiswerkovereenkomst?
Daarin moet u een werknemer sowieso informeren over de arbeidsrisico’s en instructies geven hoe die risico’s zijn te beperken. Ook moet u een werknemer wijzen op de pauzes die hij moet nemen. Op deze manier kunt u als werkgever aantonen dat u aan uw zorgplicht hebt voldaan. Naast deze meer algemene onderwerpen kunt u in de overeenkomst organisatie-specifieke kwesties opnemen. Maar ook andere praktische zaken, zoals de onkostenvergoeding en zo ja, hoeveel? Hoe moet de werknemer vanuit huis inloggen op het bedrijfsnetwerk? En heel belangrijk: neem in de overeenkomst ook altijd op wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan de afspraken houdt.

Hoe om te gaan met risico’s van thuiswerken?
Er zitten ook risico’s aan het werken op afstand. Zo is deze periode zeer aantrekkelijk voor cybercriminelen, kan het lastig zijn leiding te geven op afstand of het teamgevoel vast te houden. Bovendien lopen werk en privé makkelijker in elkaar over, wat uw werknemer gevoeliger maakt voor overbelasting.

Goed overleg en voorbereiding werkt het beste
Als uw werknemers lekker en gezond kunnen werken, is de productie hoger, worden er minder fouten gemaakt en zijn de aangedragen oplossingen creatiever. Kortom iedereen is er bij gebaat. Maar, hoe zorgt u ervoor dat dit lukt? Daarvoor is een goede voorbereiding essentieel waarbij veel aandacht besteed wordt aan preventie voor eventuele gezondheidsschade. Ook is het belangrijk om waar mogelijk de tijd te nemen om thuiswerken in te voeren, maar het allerbelangrijkste is goed overleg vooraf en tijdens het (thuis)werk.