Wat zijn de wettelijke voorschriften voor thuiswerken?
Doordat het aantal mensen dat thuis werkt blijft groeien, maakt momenteel het thuiswerken een niet meer weg te denken integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoering.
Toch heerst er bij zowel werkgevers als werknemers onduidelijkheid over de juridische aspecten van thuiswerken. Hoe ga je bijvoorbeeld om met de ARBO-gerelateerde voorschriften? En hoe zit het met de ARBO-verplichtingen en werkgeversaansprakelijkheid ten aanzien van thuiswerken? Is er ook een recht op thuiswerken? Welke kostenvergoedingen zijn er? En op welke wijze kunnen werkgevers thuiswerkend personeel monitoren met aandacht voor de privacyrechtelijke grenzen? In het onderstaande proberen we hierover meer inzicht en tips te geven.
Is thuiswerken een recht of een plicht?
Als overheden het voorschrijven tijdens bijzondere gebeurtenissen (zoals Covid-19) is een werknemer dan verplicht om thuis te werken, terwijl hij eigenlijk liever naar het werk zou gaan (omdat hij thuis niet aan werken toe komt)? En heeft de werknemer het recht om vanuit huis te werken omdat de thuissituatie daar zijns inziens om vraagt, als de werkgever van mening is dat de werknemer naar het werk moet komen?
Plicht tot thuiswerken?
Artikel 660 van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de werknemer verplicht is om zich te houden aan voorschriften van de werkgever omtrent het verrichten van de arbeid en aan voorschriften met betrekking tot de goede orde in de onderneming (mits de voorschriften gegeven worden binnen de grenzen van de arbeidsovereenkomst en de algemeen verbindende voorschriften). Dit wordt ook wel aangeduid als het ‘instructierecht’ van de werkgever.
De mededeling van de werkgever dat de werknemer, bijvoorbeeld tijdens de coronacrisis, voorlopig vanuit huis moet werken, kan gezien worden als het uitoefenen van dit instructierecht.
Wat nu als de werknemer in zo’n situatie toch graag naar het werk wil komen, bijvoorbeeld omdat hij het thuis te onrustig vindt om te werken? In dat geval zal de werknemer zich veelal naar de wensen van de werkgever moeten voegen, omdat de overheid werkgevers tot nu toe adviseert om werknemers zoveel mogelijk thuis te laten werken.
Als de werknemer gezondheidsklachten heeft die een contra-indicatie vormen voor het werken op locatie, dan ligt dit natuurlijk anders. De overheid heeft immers laten weten dat de werknemer thuis moet blijven als hij klachten heeft die verband lijken te houden met het coronavirus.
Recht op thuiswerken?
Vaak is het zo dat werkgever en werknemer afspraken met elkaar maken over de plaats (of plaatsen) waar het werk moet worden verricht. Als de werknemer om een bepaalde reden liever op een andere plek werkt, dan kan hij de gemaakte afspraak in beginsel niet eenzijdig opzij zetten. Veelal is daarvoor vereist dat de werkgever hiermee akkoord gaat. Uit de Wet arbeid en zorg (Wazo) volgt dat de werknemer recht heeft op verlof met behoud van loon voor een korte, naar billijkheid te berekenen tijd. Dit is van toepassing wanneer hij (of zij) de arbeid niet kan verrichten wegens, onder andere, onvoorziene omstandigheden die een onmiddellijke onderbreking van de arbeid vergen of zeer bijzondere omstandigheden. In praktijk is het moeilijk om op dit zogenaamde calamiteitenverlof succesvol een beroep te doen.
Ditzelfde geldt met een beroep op de Wet flexibel werken door de werknemer. De Wet flexibel werken regelt wel dat een individuele werknemer een verzoek kan doen om aanpassing van arbeidsduur, werktijd en arbeidsplaats. Elke werknemer die minimaal een halfjaar bij een werkgever in dienst is kan zo’n verzoek doen. De motivatie maakt niet uit. Bij arbeidsduur gaat het over het aantal uren dat iemand per week werkt, bij werktijd over welke uren dat zijn en bij arbeidsplaats over de plek waar het werk wordt gedaan. Dat laatste kan een andere vestiging van het bedrijf zijn, maar ook thuis. Verder kan de cao natuurlijk een regeling hierover bevatten.’
‘De wetgeving voor arbeidsduur en werktijd zijn strikter dan die voor de arbeidsplaats. Een werkgever moet het verzoek van een werknemer tot wijziging van arbeidsduur of werktijd honoreren, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dat niet te doen. Een verzoek om wijziging van de arbeidsplaats kan een werkgever echter gemakkelijker afwijzen. Een zwaarwegende reden is daarvoor niet vereist. Van een recht op thuiswerken is dus ook onder de Wet flexibel werken géén sprake. Wel moet een werkgever het verzoek van de werknemer in overweging nemen. En: als de werkgever niet binnen een maand voor het beoogde tijdstip van ingang een beslissing heeft genomen, dan móet het verzoek worden toegewezen. Ten slotte kan een werkgever natuurlijk door cao-afspraken afwijken van het in de wet bepaalde.’
In praktijk blijkt het dat het verstandigst is om allereerst te onderzoeken of in onderling overleg een oplossing kan worden gevonden voor de situatie. Bedenk hierbij dat de werkgever zich moet gedragen zoals het een goed werkgever betaamt en dat de werknemer zich moet gedragen zoals het een goed werknemer betaamt.
Hoe zit het met de ARBO-regels bij thuiswerken?
Een werkgever moet elke arbeidsplaats in zijn arbobeleid betrekken, dus ook de thuiswerkplek. Nu zijn er wel specifieke arboverplichtingen voor thuiswerken, zo hoeft een werkgever bijvoorbeeld niet te zorgen voor een nooduitgang.
Werkplekken zowel op kantoor als thuis moeten ergonomisch zijn ingericht en over goede verlichting beschikken.
In zijn algemeenheid stelt de arbowetgeving werkgevers verplicht om ervoor te zorgen dat beeldschermwerk geen risico’s oplevert voor werknemers. Omdat de Arbowet vrij algemeen blijft hoe de werkgever hieraan moet voldoen, is deze eis verder gespecificeerd aan de hand van Arbonormen en Arbobesluiten. Op die manier wordt de werkgever ondersteund invulling te geven aan zijn arbobeleid.
EG Richtlijnen
De eisen zijn gebaseerd op de EG-richtlijn nr. 90/270/EEG van 29 mei 1990. Alle beeldschermwerkplekken dienen te voldoen aan de in de wet gestelde eisen. Een werknemer moet zijn werk kunnen uitvoeren, zonder mentale of fysieke problemen op te lopen. Een slecht ingerichte werkplek kan leiden tot gezondheidsklachten, welke op hun beurt weer kunnen leiden tot verzuim. De wet stelt de werkgever verplicht gezonde, verantwoorde arbeidsomstandigheden te faciliteren. Het uitvoer geven aan een verantwoord arbobeleid is een gedeelde verantwoordelijkheid voor werkgever én werknemer. Van werknemers wordt verwacht de gefaciliteerde middelen en ruimten te gebruiken en op een veilige manier hun werkzaamheden verrichten.
De gestelde Arbonormen zijn onder te verdelen in een aantal categorieën:
Beeldschermen
Beeldschermen die aan de NEN-ISO 9241-3/EN 29241-3 voldoen, voldoen daarmee aan eisen voor de leesbaarheid van het scherm. De tekens op het scherm moeten voldoende scherp en groot zijn en een duidelijke vormgeving hebben met voldoende ruimte tussen de tekens en regels in. Ook dient het beeld stabiel te zijn. Helderheid en contrast van de tekens op het beeldscherm moet eenvoudig door de gebruiker kunnen worden ingesteld. Het beeldscherm op zich moet makkelijk instelbaar, kantelbaar en in hoogte instelbaar zijn. Er mag geen hinderlijke glans of spiegeling optreden. De schermgrootte (diagonaalmaat) ligt tussen 14 en 21 inches. De kijkafstand bedraagt minimaal 50 cm.
Kantoormeubilair
Beeldschermwerken stelt extra eisen aan het te gebruiken meubilair. De inrichting van de werkplek moet zijn afgestemd op de gebruiker en de te verrichtten werkzaamheden, rekening houdend met de lichaamsafmetingen en persoonlijke voorkeur. Vanuit het Arbobesluit moet het bureau of werkvlak een comfortabele houding voor de gebruiker mogelijk maken en reflectiearm zijn. Daarbij moet het bureau voldoende groot zijn om comfortabel te kunnen werken en moet er een flexibele opstelling mogelijk zijn van het beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires. Klassieke schrijfbureaus zijn ongeschikt voor beeldschermwerk. De werkhoogtes voor lees- en schrijfwerk ligt in het algemeen zo`n 5 cm hoger dan de werkhoogte voor beeldschermwerk. Wat betreft de bureaustoel stelt het Arbobesluit dat deze stabiel moet zijn. De bureaustoel moet een in hoogte verstelbare zitting en rugleuning hebben (verstelbare hoogte en hellingshoek).
Tenslotte moet er voldoende bewegingsvrijheid gefaciliteerd worden en moet de gebruiker comfortabel kunnen zitten. De exacte maten voor rugleuning, zitting en armleggers zijn vastgelegd in de EN1335-1 en NPR1813 richtlijnen.
Hoe moet u zich richten op deze richtlijnen?
Bovenstaande richtlijnen en normen zijn er op gericht om u handvatten te geven ten aanzien van de maatvoering en instelbaarheid die een bureaustoel dient te hebben. De richtlijnen zeggen niets over gezondheidsaspecten ten aanzien van zitten. In hoeverre een bureaustoel voor u geschikt is, hangt af van veel verschillende factoren, zoals de taken die u doet, hoelang u dit doet, welk soort bureau u gebruikt (verstelbaarheid).Hieronder beschrijven we in beknopte vorm de regels die de Arbowet stelt aan werkplekken in zijn algemeenheid.
Bureaustoel
Het Arbobesluit stelt als richtlijn dat een stoel een rugleuning moet hebben. De NPR 1813:2016 stelt daarentegen dat in sommige situaties een andere zitoplossing zoals een zadelstoel en/of een stahulp een beter resultaat kan opleveren voor de gebruiker.
De gegeven normen/richtlijnen zijn een belangrijk hulpmiddel in uw keuze voor een bureaustoel ten aanzien van maatvoering. Echter het is goed om verder te kijken dan alleen de normen en richtlijnen. Goede maatvoering voor een bureaustoel is belangrijk, maar gezondheidsaspecten ten aanzien van zitten zijn net zo belangrijk. Wat een ‘goede’ bureaustoel voor u is, is persoonlijk. De stoel die voor persoon A fantastisch is, hoeft dat bijvoorbeeld voor persoon B niet te zijn: het is persoonlijk.
Bureau
Het Arbobesluit stelt de volgende norm aan een werktafel: de werktafel of werkvlak moet ervoor zorgen dat de gebruiker een comfortabele houding kan aannemen. Het oppervlak van de werktafel mag niet reflecteren. Het oppervlak van het werkblad moet voldoende groot zijn, zodat de gebruiker het beeldscherm, toetsenbord, documenten en accessoires flexibel kan opstellen. De bovenstaande normering is ruim en laat ruimte voor interpretatie. De NPR1813:2016 gaat hierin verder met specifieke maatvoering waar men zich aan dient te houden. De normeringen voor beeldschermwerktafels/ bureaus zijn opgedeeld in een normering voor een werkvlak met vaste hoogte, een normering voor hoogte verstelbare tafels en een normering voor zit-sta tafels. De NPR 1813:2016 gaat verder niet in op minimale afmetingen voor tafels. De juiste hoogte voor uw werktafel/ bureau bepaalt u aan de hand van de instellingen van uw bureaustoel. Uw bureaustoel stelt u eerst in aan de hand van uw lichaamsmaten.
Beeldscherm
Een beeldscherm moet makkelijk en vrij verstelbaar en kantelbaar zijn om aan de behoeften van de gebruiker te kunnen worden aangepast (Richtlijn 90/270/EEG).
Vaak gaat het werken aan beeldscherm of een laptop gepaard met een ongezonde ergonomische werkhouding. Men zit al snel voorovergebogen houding wat de bealsting van onderrug en nek niet ten goede komt, wat voor een groot deel te wijten aan een te laag geplaatst beeldscherm.
De Arbowet stelt het verplicht dat een beeldscherm op correcte ooghoogte geplaatst is en dat personen bij gebruik van laptop langer dan 2 uur per dag een laptopstandaard of losse monitor ter beschikking krijgen. Tevens is het bij het gebruik van laptopstandaard een los toetsenbord en een losse muis verplicht. U kunt namelijk niet de toetsen en het touchpad van de laptop gebruiken, wanneer deze op de laptophouder gepositioneerd staat. Het gebruik van een los toetsenbord en een losse muis is ook vanuit ergonomisch perspectief belangrijk om een ergonomische houding te creëren.
Voor gebruik van beeldschermen worden beeldschermhouders aanbevolen. Door middel van het gebruik van deze monitorarmen creëert u dat het beeldscherm conform de voorschriften makkelijk en vrij verstelbaar en kantelbaar is. Door de inzet van een monitorarm kunt u zeer nauwkeurig de gewenste hoogte en diepte instellen. Bovendien bespaart u een hoop ruimte op het bureau. Monitorarmen zijn zowel geschikt voor vaste alsook flexibele werkplekken, en zorgen ervoor dat u op de juiste (en gezonde) houding uw werk kan doen.
De werkgever wordt geacht een werkplek ter beschikking te stellen aan de werknemer waar de laatstgenoemde veilig en gezond kan functioneren. En een werkgever kan aansprakelijk worden gesteld voor schade van de werknemer, ook bij thuiswerken (bijvoorbeeld RSI) Belangrijk om te weten is dat het niet uitmaakt voor de verantwoordelijkheid of het thuiswerken plaatsvindt op verzoek van de werknemer. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de thuiswerkplek. En de werkgever mag er vanuit gaan dat de aan werknemer ter beschikking gestelde materialen en hulpmiddelen (op juiste manier) worden gebruikt. Vanwege die aansprakelijkheid moet ook een manier gevonden worden dat de werkgever op de hoogte is hoe de werknemer in staat is om op veilige wijze het werk uit te voeren.
Op welke manier is vast te stellen of een werknemer aan de juiste werkplek werkt?
‘Volgens de privacywetgeving hoef je als werknemer je werkgever niet zonder meer binnen te laten. Daarom is het verstandig de controle van de werkplek in een werkplekovereenkomst te regelen. Zet daarin bijvoorbeeld of een werknemer toestemming geeft voor huisbezoek als hij thuiswerkt. Of laat een werknemer een overeenkomst tekenen waarbij hij eens per jaar een checklist moet invullen over hoe de thuiswerkplek is ingericht, al dan niet met begeleidend foto- en videomateriaal. Zo kun je de check van de thuiswerkplek zo goed als mogelijk borgen.’
Wat moet de werkgever verder regelen in zo’n thuiswerkovereenkomst? Daarin moet hij een werknemer sowieso informeren over de arborisico’s en instructies geven hoe die risico’s zijn te beperken. Ook moet je een werknemer wijzen op de pauzes die hij moet nemen. Op deze manier kun je als werkgever aantonen dat je je werknemer hebt gewezen op de risico’s en gevaren en dus aan die zorgplicht hebt voldaan. Naast deze meer algemene onderwerpen kun je in de overeenkomst organisatiespecifieke kwesties laten opnemen. Maar ook andere praktische zaken, zoals de onkostenvergoeding en zo ja, hoeveel? Hoe moet de werknemer vanuit huis inloggen op het bedrijfsnetwerk? En heel belangrijk: neem in zo’n overeenkomst ook altijd op wat de consequenties zijn als een werknemer zich niet aan de afspraken houdt.
